Warum landen meine E-Mails im Spam?

Ihre E-Mails kommen nicht beim Empfänger an oder landen regelmäßig im Spam-Ordner? Dann könnte Ihre Domain oder Ihr Mailserver auf einer sogenannten Blacklist stehen.

 

Domain auf einer Blacklist prüfen

Mit dem kostenlosen Dienst MXToolbox können Sie dies schnell selbst überprüfen:

  1. Öffnen Sie den Blacklist-Check von MXToolbox.
  2. Geben Sie Ihre Domain ein, zum Beispiel ihre-domain.de.
  3. Klicken Sie auf Blacklist Check und warten Sie das Ergebnis ab.

Werden keine Probleme angezeigt, steht Ihre Domain beziehungsweise die geprüfte Mailserver-IP wahrscheinlich auf keiner der abgefragten öffentlichen Blacklists.

Trotzdem Probleme beim E-Mail-Versand?

Auch ohne Blacklist-Eintrag können E-Mails abgewiesen werden oder im Spam landen.

Zu viele Links oder Anhänge

E-Mails mit vielen Links, großen Anhängen oder ungewöhnlichen Dateiformaten werden von Spamfiltern häufiger kritisch bewertet. Verwenden Sie daher möglichst wenige Links und vermeiden Sie unnötig große Anhänge.

Bilder und Logos in der Signatur

Auch ein Logo in der E-Mail-Signatur kann in bestimmten Fällen die Zustellung beeinflussen – besonders wenn es sehr groß ist, extern nachgeladen wird oder die E-Mail mehr Bilder als Text enthält.

Verwenden Sie deshalb ein kleines, optimiertes Logo und halten Sie die Signatur möglichst einfach.

Typische Spam-Formulierungen

Viele Ausrufezeichen, vollständig großgeschriebene Betreffzeilen oder Begriffe wie „GRATIS“, „SOFORT HANDELN“ und „JETZT GEWINNEN“ können Spamfilter auslösen.

Formulieren Sie Ihre E-Mail möglichst natürlich und sachlich.

Zu viele Empfänger in CC oder BCC

Werden sehr viele Personen gleichzeitig in CC oder BCC angeschrieben, kann die Nachricht als Massenmail eingestuft werden. Zusätzlich begrenzen viele E-Mail-Anbieter die Anzahl der Empfänger.

Für größere Rundmails sollte deshalb ein professionelles Newsletter-System verwendet werden. Dadurch werden die Nachrichten einzeln und technisch sauber versendet. Fragen Sie uns, wir haben da perfekte Lösungen für Sie.

Interne Sperre beim Empfänger

Manche Anbieter und Unternehmen führen eigene Sperrlisten. Ihre E-Mail kann daher beispielsweise bei Microsoft 365, der Telekom oder innerhalb eines Unternehmens blockiert sein, obwohl sie auf keiner öffentlichen Blacklist steht.

Der Empfänger sollte in diesem Fall seine IT-Abteilung oder seinen E-Mail-Anbieter bitten, Ihre Absenderadresse und Domain zu prüfen und freizugeben.

Tipp:

Bei einer zurückgewiesenen E-Mail erhalten Sie häufig eine Fehlermeldung. Leiten Sie diese vollständig an Ihren IT Berater weiter. Sie enthält meistens den entscheidenden Hinweis auf die Ursache.