Wie Sie Ihre E-Mails archivieren …
Selbstverständlich können wir Ihren Server-Speicherplatz immer weiter ausbauen, jedoch ist dies aus diversen Gründen nicht unbedingt zu empfehlen. Stattdessen sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihre E-Mails lokal zu archivieren bzw. zu speichern. Diese Vorgehensweise praktizieren wir bei Schaffenskraft-Mails nach einem Zeitraum von etwa 2 Monaten.
Für jeden Monat erstellen wir einen eigenen Ordner in Outlook, in den wir die E-Mails verschieben. Diese Methode bietet eine effektive Möglichkeit, Ihre E-Mails zu organisieren und zu sichern. Mit einem Rechtsklick auf diesen Ordner können Sie dann die Option zum Archivieren oder Sichern wählen.
Es wäre ratsam, sich mit Ihrem IT-Berater in Verbindung zu setzen, um diese Option weiter zu besprechen und sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Als Webdesigner sind wir in der Lage, die dafür notwendige technische Infrastruktur bereitzustellen. Jedoch liegt die optimale Nutzung und Verwaltung dieser Technologie in der Hand Ihres IT-Teams.
Das Sichern von E-Mails lokal hat einige Vorteile gegenüber der Aufbewahrung von E-Mails auf einem IMAP-Server. Hier sind einige Gründe:
- Datenschutz: Wenn Sie Ihre E-Mails lokal speichern, haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten. Bei IMAP-Servern sind Ihre Daten im Grunde genommen in den Händen des Serviceanbieters. Selbst wenn der Anbieter verspricht, Ihre Daten sicher und privat zu halten, besteht immer das Risiko eines Hacks oder eines Datenlecks.
- Datenverlust: E-Mail-Anbieter können ausfallen oder Bankrott gehen. Im schlimmsten Fall könnten Sie den Zugriff auf wichtige E-Mails verlieren, wenn der Anbieter aus irgendeinem Grund seinen Dienst einstellt. Eine lokale Sicherung bietet Ihnen in diesem Fall eine Sicherheitsnetz.
- Speicherplatz: Viele E-Mail-Dienste haben Speicherplatzbeschränkungen. Indem Sie Ihre E-Mails lokal speichern, können Sie die Anzahl der auf dem Server gespeicherten E-Mails minimieren und innerhalb der Grenzen Ihres E-Mail-Dienstes bleiben.
- Zugänglichkeit: Im Falle eines Internet- oder Serverausfalls haben Sie immer noch Zugriff auf Ihre lokal gespeicherten E-Mails.
- Organisation und Suche: Manchmal können lokal gespeicherte E-Mails leichter zu organisieren und zu durchsuchen sein, je nachdem, welches E-Mail-Client-Programm Sie verwenden.
Bitte beachten Sie, dass es wichtig ist, regelmäßige Backups Ihrer lokal gespeicherten E-Mails zu erstellen, um sicherzustellen, dass Sie diese bei einem lokalen Systemausfall nicht verlieren.
So funktioniert das mit Outlook:
Um E-Mails aus Outlook lokal zu speichern, folgen Sie bitte den unten aufgeführten Schritten:
- Öffnen Sie Outlook: Starten Sie das Microsoft Outlook Programm auf Ihrem Computer.
- Öffnen Sie die Datei-Option: Gehen Sie zum oberen Rand des Outlook-Fensters und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei".
- Gehen Sie zu Optionen: Im Dropdown-Menü, das erscheint, klicken Sie auf "Optionen".
- Wechseln Sie zur Registerkarte "Erweitert": In dem neuen Fenster, das erscheint, klicken Sie auf die Registerkarte "Erweitert".
- Outlook-Datendateien: Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Outlook-Datendateien" und klicken Sie auf "Hinzufügen...".
- Wählen Sie einen Speicherort und einen Dateinamen: Ein Dialogfeld wird geöffnet, in dem Sie den Ort auswählen können, an dem die neue Datendatei (PST-Datei) gespeichert werden soll. Geben Sie einen Namen für die Datei ein und klicken Sie auf "OK".
- Neue Outlook-Datendatei: Nun sehen Sie in Ihrem linken Navigationsfenster unter "Outlook-Datendateien" die neu erstellte PST-Datei. Sie können nun E-Mails, Kontakte und andere Elemente in diese Datei verschieben oder kopieren, um sie lokal zu speichern.
Um E-Mails zu verschieben, können Sie sie einfach von ihrem aktuellen Ordner in den Ordner der neuen PST-Datei ziehen. Alternativ können Sie sie auswählen, mit der rechten Maustaste klicken und "Verschieben" wählen, um sie in den neuen Ordner zu verschieben.
Bitte beachten Sie, dass es ratsam ist, regelmäßige Backups Ihrer PST-Dateien zu erstellen und diese an einem sicheren Ort aufzubewahren, um Datenverlust zu vermeiden.